Sturende processen: de schakel tussen strategie en uitvoering

In elke organisatie bestaat een spanningsveld tussen wat de directie wil bereiken en wat er dagelijks gebeurt op de werkvloer. Sturende processen vormen de cruciale schakel die dit spanningsveld overbrugt. Ze vertalen strategische ambities naar concrete werkzaamheden en bewaken of de uitvoering nog steeds bijdraagt aan de gestelde doelen. Zonder deze sturende laag drijven organisaties koersloos rond, waarbij operationele activiteiten hun eigen leven gaan leiden, los van de oorspronkelijke bedoelingen.

De laatste decennia zijn sturende processen steeds belangrijker geworden binnen informatiemanagement. Frameworks zoals BiSL en ASL hebben deze procesgroep geformaliseerd en helpen organisaties grip te krijgen op hun informatievoorziening. Maar wat houdt dit precies in, en hoe zorg je dat sturing niet verwatert tot bureaucratie?

Wat zijn sturende processen precies?

Sturende processen geven richting aan en oefenen controle uit over uitvoerende processen. Binnen het BiSL-framework omvatten ze behoeftemanagement, planning & control, financieel management en contractmanagement. Ze zorgen ervoor dat de informatievoorziening wordt aangestuurd op kwaliteit, tijd, geld en gemaakte afspraken.

Deze processen bewegen zich op het snijvlak van bestuur en uitvoering. Ze nemen richtinggevende kaders als uitgangspunt en vertalen deze naar concrete doelstellingen voor de uitvoerende processen. Tegelijkertijd rapporteren ze terug over de voortgang en signaleren ze waar bijsturing nodig is. Het is een constante dialoog tussen wat we willen bereiken en wat we feitelijk kunnen realiseren.

De spanning tussen sturen en uitvoeren

Een veelvoorkomende uitdaging is dat sturende processen te bureaucratisch worden. Planningscycli volgen elkaar op, rapportages stapelen zich op, maar leiden dit alles wel tot betere resultaten? Het gevaar dreigt dat sturing een doel op zich wordt in plaats van een middel. Functioneel beheerders en informatiemanagers worstelen dagelijks met deze balans: genoeg grip zonder de organisatie te verstikken in procedures.

Succesvolle sturende processen kenmerken zich door hun wendbaarheid. Ze sturen niet alleen achteraf bij op basis van gerealiseerde resultaten, maar anticiperen ook op veranderende omstandigheden. Dit vereist nauwe samenwerking tussen verschillende disciplines en een cultuur waarin transparantie wordt gewaardeerd boven politiek gekonkel.

BiSL en ASL: twee perspectieven op sturing

Waar BiSL zich richt op business-informatiemanagement, focust ASL op applicatiemanagement. Beide frameworks kennen sturende processen, maar de invulling verschilt. Bij BiSL staan de informatiebehoeften van de business centraal, bij ASL draait het om het beheer van applicaties. Toch delen ze dezelfde onderliggende filosofie: zonder goede sturing drift de uitvoering af van wat organisaties werkelijk nodig hebben.

De sturende processen in beide frameworks hebben vergelijkbare activiteiten: planning maken, budgetten bewaken, contracten managen en kwaliteit borgen. De context verschilt echter fundamenteel. Een BiSL-informatiemanager kijkt vanuit gebruikersbehoeften naar de informatievoorziening, terwijl een ASL-applicatiemanager vooral bezig is met de continuïteit en doorontwikkeling van de technische basis.

Behoeftemanagement als fundament

Van alle sturende processen is behoeftemanagement wellicht het meest strategische. Het vertaalt wat de organisatie wil bereiken naar concrete informatiebehoeften. Dit klinkt eenvoudiger dan het is. Verschillende afdelingen hebben vaak tegengestelde wensen, budgetten zijn beperkt en technische mogelijkheden stellen grenzen. Een goede behoeftemanager navigeert door dit krachtenveld en zorgt dat investeringen in informatievoorziening daadwerkelijk bijdragen aan organisatiedoelen.

In de praktijk blijkt behoeftemanagement vaak het zwakste punt. Organisaties investeren miljoenen in nieuwe systemen zonder eerst scherp te krijgen wat ze nu eigenlijk nodig hebben. Of ze laten zich leiden door wat technisch mogelijk is in plaats van wat echt toegevoegde waarde levert. Sterke sturende processen beginnen daarom met het helder krijgen en houden van de echte behoeften.

Planning & control: vooruitkijken en bijsturen

Planning & control zorgt ervoor dat informatiemanagement niet reactief blijft, maar proactief anticipeert op wat komen gaat. Dit omvat het maken van meerjarenplannen, het vertalen ervan naar jaarplannen en het bewaken van de voortgang. Cruciale activiteiten die bepalen of de informatievoorziening meegaat met de ontwikkeling van de organisatie of hopeloos achterop raakt.

De kunst van planning & control zit in het vinden van de juiste planningshorizon. Te gedetailleerde plannen verstarren de organisatie, te globale plannen bieden geen houvast. Moderne organisaties zoeken naar wendbare planvormen waarbij de hoofdlijnen vast staan maar de details kunnen worden aangepast aan nieuwe inzichten. Dit vraagt een cultuurverandering: planning niet als keurslijf maar als kompas.

Financieel management en contractmanagement

Informatievoorziening kost geld, vaak veel geld. Financieel management binnen sturende processen zorgt ervoor dat organisaties weten wat ze uitgeven, waaraan ze het uitgeven en welke waarde ze daarvoor terugkrijgen. Dit gaat verder dan alleen budgetbewaking. Het omvat ook het maken van business cases, het monitoren van de totale kosten van eigenaarschap en het sturen op de verhouding tussen kosten en opbrengsten.

Contractmanagement hangt nauw samen met financieel management, vooral nu veel organisaties informatievoorziening inkopen bij externe leveranciers. Goede contracten beschermen beide partijen en creëren duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen. Slechte contracten leiden tot eindeloze discussies over wat wel en niet binnen de scope valt. Sturende processen zorgen dat contractmanagement niet administratief wordt afgehandeld, maar strategisch wordt ingezet om waarde te creëren.

De relatie met richtinggevende processen

Sturende processen functioneren niet in isolatie. Ze vormen de schakel tussen richtinggevende processen (die de strategie bepalen) en uitvoerende processen (die het dagelijkse werk doen). Deze driedeling is fundamenteel voor het BiSL-framework. Richtinggevende processen leveren het kompas, sturende processen zorgen dat we op koers blijven en uitvoerende processen voeren het werk uit.

In de praktijk is deze scheiding niet altijd even scherp. Soms worden sturende processen te operationeel en bemoeien ze zich met details die beter aan de uitvoering kunnen worden overgelaten. Soms blijven ze te strategisch en missen ze de verbinding met de dagelijkse praktijk. De kunst is het juiste niveau te vinden: abstract genoeg om meerdere situaties te dekken, concreet genoeg om daadwerkelijk richting te geven.

Kwaliteitsmanagement als onderdeel van sturing

Kwaliteit is een doorlopende zorg binnen informatiemanagement. Sturende processen bewaken niet alleen of we binnen budget en planning blijven, maar vooral of we de juiste kwaliteit leveren. Dit betekent dat informatiesystemen doen wat ze moeten doen, dat data betrouwbaar zijn en dat gebruikers kunnen vertrouwen op de informatievoorziening.

Kwaliteitsmanagement binnen sturende processen gaat over het stellen van kwaliteitsnormen, het meten of we die normen halen en het bijsturen waar nodig. Het vraagt om een cultuur waarin fouten bespreekbaar zijn en waar continu verbeteren wordt gestimuleerd. Organisaties die dit goed doen, behandelen afwijkingen niet als falen maar als leermomenten die de organisatie sterker maken.

Moderne uitdagingen voor sturende processen

De wereld van informatiemanagement verandert snel. Cloud computing, agile werken, DevOps en datagedreven organiseren stellen nieuwe eisen aan sturende processen. Traditionele planningscycli van een jaar passen niet meer bij organisaties die elke twee weken nieuwe functionaliteit opleveren. Vaste contracten met leveranciers botsen met de behoefte aan flexibiliteit.

BiSL Next, de doorontwikkeling van het oorspronkelijke BiSL-framework, probeert antwoord te geven op deze uitdagingen. Het erkent dat sturende processen wendbaarder moeten worden zonder hun essentiële functie te verliezen. Dit vraagt om andere competenties bij informatiemanagers: minder accent op controle, meer op het faciliteren van zelfsturende teams. De vraag is niet of we sturende processen nodig hebben, maar hoe we ze moeten vormgeven in een snel veranderende omgeving.

De toekomst van sturende processen

Kijken we naar de toekomst, dan wordt duidelijk dat sturende processen niet verdwijnen maar wel transformeren. Kunstmatige intelligentie kan routinematige stuurinformatie automatisch genereren. Dashboards maken realtime inzicht mogelijk in plaats van maandelijkse rapportages. Predictive analytics helpt om problemen te voorkomen in plaats van achteraf te constateren.

Tegelijkertijd blijft de menselijke kant essentieel. Algoritmes kunnen patronen herkennen en afwijkingen signaleren, maar de interpretatie en de keuzes blijven mensenwerk. Sturende processen evolueren van administratieve taken naar strategische dialogen over de richting van de informatievoorziening. De vraag verschuift van 'wat hebben we gedaan' naar 'wat moeten we anders doen om onze doelen te bereiken'.

Voor organisaties die hun informatiemanagement willen professionaliseren, blijven sturende processen onmisbaar. Ze bieden het fundament voor beheerste groei en helpen voorkomen dat innovatie uitmondt in chaos. De frameworks BiSL en ASL bieden daarbij bewezen kaders die tegelijkertijd ruimte laten voor maatwerk. Want uiteindelijk draait het niet om het volgen van een methode, maar om het realiseren van waarde voor de organisatie.